Am 28. Januar 2025 verkündete das Bundesarbeitsgericht, dass Gehaltsabrechnungen künftig auch ausschließlich in digitaler Form versendet werden können. In einem Rechtsstreit, der eine Verkäuferin von Edeka aus Niedersachsen betraf (Aktenzeichen: 9 AZR 48724), erklärte der Vorsitzende Richter Heinrich Kiel, dass es keinen rechtlichen Anspruch auf eine Papierform der Gehaltsabrechnung gibt. Die Entscheidung stellt eine klare Antwort auf die Grundsatzfrage dar, ob die Bereitstellung von Gehaltsabrechnungen und Personaldokumenten ausschließlich elektronisch erfolgen kann. Das Gericht bejahte dies, was den Weg für eine verstärkte Digitalisierung in Unternehmen ebnet.
Immer mehr Unternehmen ziehen es in Betracht, Gehaltsabrechnungen nur noch digital zur Verfügung zu stellen, eine Entwicklung, die mit den Fortschritten in der digitalen Kommunikation und der Nutzung von Mitarbeiterportalen einhergeht. In diesem speziellen Fall hatte die Edeka-Verkäuferin zunächst vor dem Landesarbeitsgericht Niedersachsen gewonnen, da sie die fehlende Zustimmung zur elektronischen Übermittlung anführte. Das Bundesarbeitsgericht entschied jedoch, dass Arbeitgeber diese Abrechnungen in einer Form bereitstellen können, die es den Beschäftigten ermöglicht, die Informationen elektronisch abzurufen.
Rechtskontext und Zustimmung der Beschäftigten
Die Thematik wird durch verschiedene gerichtliche Entscheidungen gestärkt. So entschied das Landesarbeitsgericht Hamm am 23. September 2023, dass Beschäftigte nicht gezwungen werden können, Gehaltsabrechnungen digital abzurufen. Zudem entschied das Landesarbeitsgericht Niedersachsen am 16. Januar 2024, dass Arbeitnehmer das Recht haben, Gehaltsabrechnungen in Papierform zu verlangen. Diese Urteile basieren auf der Regelung des § 108 Absatz 1 Satz 1 der Gewerbeordnung, die eine Zustellung in Textform vorschreibt.
Die digitale Abrechnung wird als erfüllt angesehen, wenn der Zugang tatsächlich gegeben ist. Arbeitgeber müssen daher sicherstellen, dass alle Beschäftigten, die den digitalen Abruf ablehnen, weiterhin Zugang zu ihren Gehaltsabrechnungen in Papierform erhalten. Dies ist besonders wichtig, da Betriebsvereinbarungen die Rechte der Beschäftigten nicht überstimmen können.
Datenschutzaspekte
Ein zentrales Anliegen bei der Digitalisierung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen ist der Schutz personenbezogener Daten. Gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) müssen digitale Gehaltsabrechnungen ausreichend gesichert sein. Dazu gehört die digitale Signatur der Dokumente und deren Versand in einem sicheren, nachverfolgbaren Format, wie beispielsweise PDF. Weitere Anforderungen umfassen das verfügbare Druckerangebot am Arbeitsplatz sowie ein zweistufiges Berechtigungssystem für den Zugriff auf die Daten im Unternehmensintranet.
Die Mehrheit der Lohnabrechnungen wird allerdings noch per Post versendet, was mit eigenen Datenschutzrisiken verbunden ist. Insbesondere Zustellprobleme und der Versand von Abrechnungen über unsichere E-Mail-Adressen stellen potenzielle Risiken dar. Daher ist es für Unternehmen unabdingbar, die Datenschutzvorgaben einzuhalten, um Bußgelder zu vermeiden und die Integrität der sensiblen Informationen zu gewährleisten.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass sowohl das Bundesarbeitsgericht als auch andere Gerichte eine klare Richtung in Bezug auf digitale Gehaltsabrechnungen vorgeben, während gleichzeitig der Datenschutz nicht vernachlässigt werden darf. Die bald zu erwartenden Entwicklungen werden die Arbeitswelt weiter verändern und die Rahmenbedingungen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer neu definieren.
Weitere Informationen finden Sie in den Artikeln von ZVW, Steinberg Arbeitsrecht und Datenschutz Experte.
